Oleh: Muallim, S.Pd., M.Pd. (Dosen Universitas Negeri Makassar)

PUNGGAWANEWS, OPINI – Di sudut-sudut ruang tata usaha sekolah dan perguruan tinggi kita, pemandangan tumpukan map, kuitansi, dan lembaran fotokopi masih menjadi ornamen utama. Ironisnya, pemandangan ini terjadi di era di mana istilah “revolusi industri 4.0” dan “digitalisasi” menjadi mantra wajib dalam setiap pidato pendidikan.

Ada paradoks besar yang sedang terjadi. Di satu sisi, institusi pendidikan vokasi dituntut mencetak lulusan yang adaptif dengan teknologi industri mutakhir. Namun di sisi lain, ekosistem tata kelola (administrasi) di dalam institusi itu sendiri seringkali masih terjebak pada praktik konvensional yang boros sumber daya.

Isu Green Office Management atau tata kelola kantor ramah lingkungan kini bukan lagi sekadar kampanye penyelamatan bumi atau sekadar mengganti kertas dengan format PDF (paperless). Bagi dunia pendidikan vokasi, khususnya bidang manajemen perkantoran, ini adalah isu urgensi kompetensi dan efisiensi manajerial.

Jebakan Simbolis “Paperless”

Selama ini, Green Office sering disalahartikan secara sempit hanya sebagai aktivitas mengurangi kertas. Banyak sekolah merasa sudah menerapkan Eco-Office hanya karena telah memindahkan dokumen fisik ke Google Drive, namun proses bisnisnya tetap birokratis dan berbelit.

Jika kita mendigitalkan birokrasi yang rumit, kita hanya akan mendapatkan “birokrasi digital yang rumit”. Green Office dalam perspektif manajemen pendidikan modern berbicara tentang lean management sebuah pendekatan untuk memangkas pemborosan (waste) dalam proses kerja.

Pemborosan di sini bukan hanya lembaran kertas (material), tetapi juga pemborosan waktu guru yang habis untuk urusan administrasi, pemborosan ruang untuk lemari arsip, hingga pemborosan energi listrik. Paperless hanyalah alat, tujuannya adalah efisiensi total.

Transformasi Kompetensi Vokasi

Sebagai akademisi di bidang pendidikan vokasi, saya melihat adanya kesenjangan (gap) kompetensi yang nyata. Dalam sesi perkuliahan atau bimbingan magang, saya sering menemukan mahasiswa yang sangat fasih menggunakan berbagai aplikasi kolaborasi digital berbasis cloud, namun justru gagap dan frustrasi ketika dihadapkan pada sistem pengarsipan manual yang kaku di tempat mereka praktik. Mereka kerap bertanya, “Mengapa proses yang bisa selesai dengan dua kali klik, harus memakan waktu dua hari hanya demi tanda tangan basah?”

Ini sinyal bahaya. Dunia industri kini bergerak menuju standar ESG (Environmental, Social, and Governance). Perusahaan multinasional menuntut efisiensi alur kerja yang minim jejak karbon. Kurikulum manajemen perkantoran di SMK maupun perguruan tinggi vokasi harus segera beradaptasi. Kita tidak bisa lagi hanya mengajarkan mahasiswa cara mengarsip dokumen di map gantung dengan rapi, sementara industri sudah menggunakan Electronic Document Management System (EDMS).

Lulusan vokasi administrasi perkantoran masa depan adalah mereka yang memiliki sustainability mindset. Mereka bukan sekadar operator ketik, melainkan analis yang mampu mendesain sistem kerja kantor yang hemat biaya dan ramah lingkungan.

Efisiensi Anggaran Sekolah: Data Berbicara

Dari sisi manajerial, transisi menuju Green Office adalah jawaban logis atas keterbatasan anggaran. Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) atau anggaran yayasan seringkali tergerus signifikan untuk pos belanja habis pakai.

Sebagai gambaran, pos belanja barang dan jasa (termasuk ATK dan penggandaan naskah ujian) seringkali menyedot 20-30% dari total anggaran operasional sekolah. Studi dari Gartner bahkan memperkirakan bahwa perusahaan atau institusi yang aktif menerapkan digitalisasi dokumen dapat menghemat biaya operasional hingga 40%. Bayangkan jika sebuah sekolah menengah kejuruan (SMK) dengan 1.000 siswa beralih total ke ujian berbasis komputer dan rapor digital; penghematan dari biaya kertas, tinta, dan mesin fotokopi bisa dialihkan untuk peningkatan kesejahteraan guru honorer atau peremajaan alat laboratorium.

Namun, tantangan terberatnya bukanlah pada pengadaan teknologi, melainkan pada budaya kerja (culture). Masih banyak pimpinan sekolah atau tenaga kependidikan yang merasa “belum bekerja” jika belum memegang bukti fisik kertas. Inilah hambatan psikologis yang harus didobrak melalui keteladanan manajemen puncak.

Penerapan Green Office dalam pendidikan vokasi adalah sebuah keniscayaan. Ia menawarkan triple bottom line: keuntungan ekonomis bagi sekolah (efisiensi anggaran), keuntungan sosial (pengurangan beban administrasi guru), dan keuntungan lingkungan (pengurangan limbah).

Saatnya pendidikan vokasi menjadi pelopor. Sekolah dan kampus harus menjadi laboratorium hidup penerapan manajemen perkantoran modern. Jangan sampai kita mengajarkan siswa tentang teknologi masa depan, namun melayaninya dengan birokrasi masa lalu yang kaku dan boros kertas. Transformasi menuju Green Office bukan lagi pilihan, melainkan tuntutan zaman.

Muallim, S.Pd., M.Pd. Penulis adalah Dosen Tetap Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Ilmu Administrasi, FISH Universitas Negeri Makassar (UNM). Aktif mengkaji isu-isu Administrasi Pendidikan dan Manajemen Pendidikan Vokasi.